Digital och personlig bokningshjälp – den bästa av två världar
Mötestrender Stressen och obalansen mellan fritid och arbete ökar, enligt en färsk undersökning som fackförbundet Unionen har gjort tillsammans med Novus*. Undersökningen visade att fler unga tjänstemän upplevde stress och nästan hälften av de tillfrågade uppgav att orsaken till stressen var hög arbetsbelastning. Vidare ansåg fyra av tio att hög lön och att utvecklas i arbetet var mindre viktigt, högst upp stod nämligen balans mellan arbete och fritid. Den tekniska utvecklingen går allt snabbare och ses ofta som hjälpmedel i arbetslivet samtidigt som den även bidragit till att medarbetarna i större grad är tillgängliga och uppkopplade, även på sin fritid. Säg den som inte skummar igenom sin mejl på kvällen efter avslutad arbetsdag?
12 november 2020, uppdaterad: 12 november 2020
Under de senaste decennierna, relativt kort tid sett till mänsklighetens historia, har vi gått från att bläddra i telefonkatalogen för att boka resa, frisör, fotvård, tåg- och flygbiljetten, till att göra allt detta själv på internet via olika online-bokningssystem, vilket bidragit till att kundresan haft en utveckling från personlig service till digital bokning med eget ansvar.
När det gäller konferenser, möten och events så har den utvecklingen gått lite långsammare och det har inte varit lika enkelt och självklart att skapa onlinebokningssystem (trots att tekniken finns) för bokning av konferenser eftersom den typen av bokning rymmer större komplexitet. Kombinationen tidsbrist, hög arbetsbelastning och ständig uppkoppling blir en utmaning vid bokning av mer komplexa arrangemang som konferenser och event. Bokningsbolagen erbjuder idag en kombination av personlig service och digitala sökverktyg.
Kan en kombination av digital och personlig bokningshjälp av konferenser och event möta behovet av avlastning i arbetet? BokningsBolaget är med sina trettiofem år i branschen en av Sveriges äldsta och mest erfarna konferensbokare och har tagit som sin uppgift att avlasta stressade kunder som behöver sök- och bokningshjälp, de bokar runt 5000 konferenser per år.
Varför ska man anlita ett bokningsbolag när man kan göra jobbet själv?
– Största anledningen till att jag tar sök- och bokningshjälp i min roll som arrangör av rikstäckande mässor är för att det frigör min tid, som jag kan lägga på andra arbetsuppgifter, på det viset minskar jag min stress, menar Annelie Blomqvist, Eventansvarig på Cura Institutet.
– Vissa perioder på jobbet är det väldigt hög arbetsbelastning och då är det värdefullt att ha BokningsBolaget som förlängd arm. De tar fram alla lediga alternativ som kan passa, jag fattar beslutet och håller sedan i detaljplaneringen själv, vilket är bra för mitt kontrollbehov. De har dessutom kunskapen om mötesanläggningarna, det är omöjligt för mig att känna till alla bra anläggningar som kan passa mina event, fortsätter Annelie.
Ulrika nordling, assistent till Chefredaktör på Dagens Industri menar att det bästa med att anlita ett bokningsbolag är att få opartisk hjälp och rådgivning när det är dags att planera konferens.
– Deras digitala och interaktiva offerter gör det även enkelt för mig att presentera förslagen för vår ledningsgrupp. Att bokningshjälpen dessutom är oerhört tidsbesparande för mig i min yrkesroll är en stor bonus, menar Ulrika.
BokningsBolaget har till sin hjälp en av Sveriges främsta sök- och bokningsverktyg, Konferensguiden.se. Fler än tusen olika mötesanläggningar finns att tillgå och sidan har många kontaktvägar såsom chat, formulär och söksystem.
– Att anlita ett bokningsbolag ger mer än bara sökhjälpen, säger Marika Rosén, mötesbokare på BokningsBolaget.
– Den kompetens som vi besitter är byggd på lång erfarenhet, många anläggningsbesök och kontinuerliga kontakter med representanter från de olika mötesanläggningarna i landet. Det borgar för att kunderna kan känna sig trygga med de föreslagna alternativen, menar Marika och fortsätter: Vi lägger pussel varje dag för att skapa den bästa upplevelsen för kunden. Inte en förfrågan är den andra lik.
Hur kan sök- och bokningshjälpen vara kostnadsfri?
– Bokningshjälpen är helt kostnadsfri för dig som kund eftersom det finns en standard i branschen där bokningsbolagen erhåller en återförsäljarprovision av anläggningarna, förklarar Marika.
– Vi gör heller aldrig några prispåslag utan priserna är transparenta. Så det vi erbjuder dig som kund är kostnadsfri mötesbokning och rådgivning. Är du dessutom avtalskund till oss så levererar vi regelbundet statistik för att ha en effektiv kostnadskontroll över mötesbiten i företaget.
BokningsBolaget:
BokningsBolaget är med sina 35 år i branschen en av Sveriges mest erfarna event- och bokningsbolag. Vid sidan av sin bokningsverksamhet är de även en innovativ marknadsföringspartner för konferensanläggningar. Med nydanande branschmässor som effektivt sammanför anläggningar mot slutkunder, med den första digitala söktjänsten konferensguiden.se och med branschtidningen KonferensVärlden besitter företaget en djup kunskap om såväl anläggningar som slutkunder.
Checklista
Det finns en hel del att tänka på när man ska söka efter en bra mötesplats för sin konferens Vi har samlat de viktigaste punkter att tänka på i en checklista inför planeringen av din nästa konferens:
Tydligt syfte och mål
Du som ska söka ledig anläggning för konferensen, känner du till vilket syfte konferensen har och vilka mål man vill uppnå?
Datum och tid för mötet
Om du har en budget att förhålla dig till, välj veckodagar som inte är lika bokade, en helg, eller dagar som sammanfaller med helgdagar (brutna veckor).
Antal deltagare
Hur många kommer att närvara på mötet? Boka hellre lite i underkant för att undvika avbokningskostnader.
Vilken typ av anläggning är du ute efter?
Slott, herrgård, modern konferensanläggning. Ett tips är att be om en visning för att kika på anläggningen i förväg.
Geografiskt läge
Nära flygplats, centralt i innerstan, långt ute på landet eller sjönära? Vad passar er konferens bäst?
Välj lokal efter möbleringsönskemål
Skolsittning, bio, fåtöljer eller öar – vad passar ert möte bäst?
Teamstärkande aktiviteter, inspirerande föreläsare eller sprudlande champagneprovning?
Lägg in tid för en aktivitet eller föreläsning, tid som är viktig för att bygga minnen, gemenskap och teamkänsla.
Glöm inte att …
Hålla koll på avbokningstider och avbokningsregler
Det kan bli kostsamt att missa avbokningstider.
Boka konferensen i tid
Många företag väljer att boka sin konferens eller kickoff ungefär samma perioder som alla andra. Var ute i god tid så finns det fler alternativ att välja mellan.
Ta gärna hjälp av BokningsBolaget
Vi har koll på marknaden, har stor kunskap om landets hotell och konferensanläggningar, vet vilka som har ledig kapacitet, prisförhandlar och ger digitala, kostnadsfria och jämförbara offerter.
www.konferensguiden.se och www.bokningsbolaget.se
* https://www.unionen.se/student/studentliv/Stressen-i-arbetslivet-%C3%B6kar-bland-unga
Se alla inom temat här
Senaste i Reportage
TanumStrand SPA & Resort Bohuslän
Stora möten Eventlokal för 1000 personer i mingel, 750 övernattande gäster, oräkneliga aktiviteter på land och till havs. TanumStrand är en stor anläggning med ett unikt läge. En riktig resort som fyller alla konferensens behov står redo att visa upp sitt nya ansikte.
Carlshälls Gård Långholmen Stockholm city
Konferenspärlor På gröna, sköna Långholmen i Stockholm ligger Carlshälls Gård. En plats känd för sina härliga julbord och en populär plats att förlägga minnesvärda fester och bröllop på. Nu slår Carlshälls Gård ett slag för sina konferensmöjligheter – ta chansen att mötas i en stämningsfull och historisk miljö.
Stockholm Live Södermanland / Sörmland
Stora möten Konferenser, tv-galor, konserter och jubileumsfester. När det kommer till evenemang modell större befinner sig arenaoperatören Stockholm Live i en klass för sig. Med landets största inom- och utomhusarenor till sitt förfogande blir inga arrangemang för stora eller för små.
