Planera för stora moten – så lyckas du
Stora möten Att ordna en konferens eller ett möte kräver naturligtvis alltid mycket planering, organisation och förberedelser. Och ska man dessutom arrangera en konferens för flera hundra, kanske tusen deltagare, behöver man dessutom tänka på en rad ytterligare saker. Vad är viktigast att ha i åtanke när du börjar planera? Vad bör du tänka på för att undvika de vanligaste misstagen? Här får du råd inför ditt nästa stora möte och tips på ett antal svenska konferensanläggningar som kan ta emot stora grupper.
Text: Marie Smedberg Byh
24 april 2024,
För företag med många anställda som vill samla all personal, eller för företag som konfererar med sina kunder, krävs anläggningar som kan husera stora grupper med gäster. Och även om det är långt ifrån alla som har den möjligheten, finns det ett antal mötesplatser runtom i Sverige med erfarenhet av logistik och tekniska lösningar för det stora mötet.
BokningsBolaget har lång erfarenhet av att hjälpa företag med att hitta rätt konferensanläggning för sitt möte, oavsett om det gäller det lilla mötet eller den stora konferensen på flera hundra deltagare. Företagets mötesexperter har enorm kunskap inom mötes- och konferensbranschen och har besökt majoriteten av landets konferensanläggningar. BokningsBolaget erbjuder även hjälp med administration och deltagarhantering vid större konferenser och kongresser, då det är många detaljer som ska klaffa för att helheten ska fungera.
Att vara ute i god tid är a och o när man ska arrangera en stor konferens med flera hundra deltagare, menar Marika Rosén, mötesexpert och konferenssäljare på BokningsBolaget med mångårig erfarenhet av att hjälpa företag att boka möten, konferenser och kongresser.
– Jag skulle säga att man minst behöver ha ett års framförhållning om man ska boka en konferens för över 100 deltagare. Maj och september är dessutom alltid populära konferensmånader, så önskar man mötas under denna period behöver man vara ute i extra god tid, säger Marika.
Att välja rätt konferensanläggning för sin konferens tar ofta tid. De flesta väljer att besöka en eller flera anläggningar innan de gör sitt val, vilket BokningsBolaget alltid rekommenderar när det gäller stora möten.
– Det som brukar vara avgörande för kunderna är priset. Oftast är det lättast att få bra pris i början av veckan, under måndag till tisdag, vilket kan vara viktigt att känna till om budgeten är tight, förklarar Marika. Men även bemötandet på plats är enormt viktigt och många uppskattar flexibilitet, både när det gäller lokaler och personal.
Många värdesätter givetvis också god mat och allmänna utrymmen för att kunna umgås i mindre grupper samt för att kunna socialisera efter konferensen.
– För majoriteten av dem som bokar är även det geografiska läget viktigt. I storstäderna är det alltid hög efterfrågan men även nära Arlanda är det populärt att konferera för att resvägen ska vara så kort som möjligt för de flesta deltagare. Andra som bokar söker i stället ett naturskönt läge på landet där medarbetarna stannar kvar under hela vistelsen och inte kan ”smita ut på stan” för att kunna maximera tiden tillsammans och få umgås ordentligt, berättar Marika.
Upplägget för stora möten varierar alltid beroende på mötestyp, om det är företagets anställda som ska konferera tillsammans eller om det är ett event med kunder. De flesta av BokningsBolagets kunder bokar dock en konferens från lunch-lunch, vilket innebär att deltagarna anländer till anläggningen kring lunch den första dagen och reser tillbaka efter lunch den andra dagen.
– Den vanligaste missen som görs när man planerar för en konferens är att schemat blir alldeles för tight. Det är viktigt att inte glömma bort att schemalägga för egen tid också, säger Marika.
I Sverige finns det inte speciellt många anläggningar som kan ta emot flera hundra deltagare, därför väljer ofta de företag som återkommande bokar stora möten att återvända till mötesplatser där de har varit nöjda tidigare. De flesta är dock alltid intresserade av att höra vilka alternativ som finns och om det har tillkommit några nya anläggningar. Nybyggda anläggningar med modern teknik och flexibla lösningar är populära för stora möten, konferenser och kongresser.
Några anläggningar som klarar fler än 500 deltagare
1910 Event, Malmö
Annexet, Stockholm
Aronsborg, Bålsta
Arken Hotel & Art Garden Spa, Göteborg
Artipelag, Stockholms skärgård
Avicci Arena, Stockholm
Billingehus, Skövde
China Teatern, Stockholm
Clarion Hotel Post, Göteborg
Clarion Hotel Sign, Stockholm
Clarion Hotel, Stockholm
Clarion Hotel Arlanda Airport
Conventum, Örebro
Djurönäset, Stockholm
Elite Park Avenue Hotel, Göteborg
Jönköping Konsert & Kongress, Jönköping
Gothia Towers, Göteborg
Grand Hotel, Stockholm
Gävle Konserthus, Gävle
Helsingborg Arena
Holiday Club Åre
Hotel Rival, Stockholm
Hotell Södra Berget, Sundsvall
Hotel Tylösand, Halmstad
Karlstad CCC
Kulturens Hus, Luleå
Lindholmen Conference Centre, Göteborg
Linköping Konsert & Kongress
Louis de Geer Konsert & Kongress, Norrköping
Münchenbryggeriet, Stockholm
Nordkalotten Hotell, Luleå
Oscarsteatern, Stockholm
Quality Hotel Friends, Solna
Radisson Blu Scandinavia Hotel, Göteborg
Runö Möten & Events, Stockholm
Scandic Hotel Infracity, Upplands-Väsby
Skogshem & Wijk, Lidingö
Stenungsbaden Yacht Club, Stenungsund
Stockholm Waterfront Congress Centre
Södra Teatern, Stockholm
TanumStrand Spa & Resort, Grebbestad
Umeå Folkets Hus
Uni3 by Geely, Göteborg
Uppsala Konsert & Kongress
Vadstena Klosterhotell
Viking Line
Planerar du för en stor konferens och behöver rådgivning och bokningshjälp? Kontakta BokningsBolaget på 020-10 00 59, bokning@bokningsbolaget.se eller besök söktjänsten konferensguiden.se.
Se alla inom temat här
Senaste i Reportage
Lillsved Stockholms skärgård
Konferenspärlor Konferens i en riktig skärgårdsmiljö. På Värmdö i Stockholms skärgård ligger Lillsved. Eller snarare Lillsved gymnastik- och idrottsfolkhögskola. Med havet, solnedgång över släta klippor, mysiga joggingrundor i skogen och hälsosam mat blir konferensen både givande och stärkande.
Körunda Hotell Stockholm södra
Konferenspärlor Lämna stadens brus för en dag eller två, och landa i lugnet i Sörmlands vackra natur. Ta motorvägen från Stockholms city, kör rakt fram i fyra mil och sväng åt höger två gånger. Nu är du framme på Körunda – ett härligt konferenshotell på landet som du kan få helt för dig själv.
Radisson Blu Airport Terminal Hotel Arlanda (flygplats)
Hotell På Radisson Blu Airport Terminal Hotel kan ditt möte bli riktigt effektivt. Mitt i den intensiva flygplatsen, lika nära terminal 4 som 5, finns en lugn och kreativ plats för koncentrerade och effektiva möten. Här kan man landa i dubbel bemärkelse.
